Selasa 7 Maret 2023, Pengawasan kearsipan merupakan proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan, utamanya pengawasan arsip internal. Pengawasan kearsipan internal Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bontang di laksanakan pada hari ini di dua perangkat Daerah yaitu Dinas Sosial dan Pemberdayaan Masyarakat (DSPM) dan Inspektorat Daerah selaku pencipta arsip, hal tersebut berkaitan dengan ketaatan terhadap Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah tentang Kearsipan. Tujuan dari pengawasan kearsipan bukan untuk menghukum dan mencari-cari kesalahan, akan tetapi bagaimana pencipta arsip melakukan pengelolaan arsip di lingkungan perangkat daerah masing-masing secara prosedural dan sistemik.
Tim Pengawasan Kearsipan Internal akan melakukan audit kearsipan internal Tahun 2023 terhadap pengelolaan arsip dinamis dan sumber daya kearsipan pada 21 Perangkat Daerah Di Lingkungan Pemerintah Kota Bontang. Pelaksanaan teknis pengawasan dilakukan melalui wawancara kepada arsiparis dan petugas pengelola arsip di unit pengolah, verifikasi dokumen sebagai data dukung bukti fisik penyelenggaraan kearsipan, pengamatan langsung oleh tim terhadap pengelolaan arsip dan pelaksanaan uji petik atas kesesuaian data dukung bukti fisik yang disajikan dengan kondisi senyatanya di lapangan. Rangkaian pelaksanaan teknis pengawasan kearsipan di DSPM dan Inspektorat Daerah Kota Bontang berpedoman pada Keputusan Kepala ANRI Nomor 53 Tahun 2018 tentang Instrumen Audit Kearsipan.
Audit dilakukan supaya tim memiliki peta kondisi penyelenggaraan kearsipan khususnya di perangkat daerah selaku pencipta arsip. Dengan adanya audit, merupakan momentum yang tepat dan dapat memberi ruang bagi perangkat daerah selaku objek pengawasan untuk melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi audit dan diharapkan dapat menjadi langkah awal bagi perangkat daerah menyelenggarakan kearsipan dari hati. Bagaimana risalah hasil audit kearsipan internal DSPM dan Inspektorat Daerah serta rekomendasi apa yang diberikan guna meningkatkan tata kelola kearsipan yang lebih baik, baku sesuai prinsip, kaidah dan standar kearsipan
